ক্যাশ মেমোতে কোন ঘর রাখবেন, কপির সংখ্যা ও ক্রমিক নম্বর কীভাবে ঠিক করবেন এবং ছাপার আগে কী পরীক্ষা করবেন—দোকান ও অফিসের জন্য সহজ গাইড।
ক্যাশ মেমো দেখতে সুন্দর হলেই কাজ শেষ নয়। বিক্রির সময় দাম লেখা, হিসাব মেলানো এবং পরে পুরোনো লেনদেন খুঁজে পাওয়া—এই কাজগুলো সহজ হওয়া দরকার। দোকানের কাউন্টারে যে মানুষটি মেমো লিখবেন, তাঁর প্রয়োজন বুঝে ফরম্যাট বাছাই করলে অপ্রয়োজনীয় ঘর কমে এবং দরকারি তথ্য বাদ পড়ে না।
আগে ঠিক করুন মেমোটি কী কাজে ব্যবহার হবে
পণ্য বিক্রির মেমো, সেবা গ্রহণের রসিদ ও অগ্রিম টাকা নেওয়ার রসিদ একইভাবে সাজানোর প্রয়োজন নেই। ধরুন, একটি পোশাকের দোকানে পণ্যের নাম, পরিমাণ ও দাম প্রধান। আবার কোনো সেবার রসিদে কাজের বিবরণ, অগ্রিম ও বাকি টাকার ঘর লাগতে পারে। এটি একটি উদাহরণ—আপনার দৈনন্দিন হিসাবের সঙ্গে মিলিয়ে ঘর ঠিক করুন।
পুরোনো মেমো ব্যবহার করলে কোন ঘরটি কখনো পূরণ করেন না এবং কোন তথ্য লেখার জায়গা পান না, তা চিহ্নিত করুন। নতুন ফরম্যাট তৈরির জন্য এই ছোট পর্যবেক্ষণ অনেক কাজে আসে।
সাধারণত যে তথ্যগুলো বিবেচনা করবেন
- প্রতিষ্ঠানের নাম, ঠিকানা ও সঠিক ফোন নম্বর।
- তারিখ, মেমো নম্বর এবং প্রয়োজন হলে কাস্টমারের নাম।
- পণ্য বা কাজের বিবরণ, পরিমাণ, একক দাম ও মোট টাকা।
- আপনার হিসাবের প্রয়োজন থাকলে ছাড়, অগ্রিম ও বাকি।
- প্রয়োজন অনুযায়ী গ্রহণকারী বা দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তির স্বাক্ষরের জায়গা।
সব ঘর সব ব্যবসার জন্য দরকার হয় না। অতিরিক্ত ঘর বসাতে গিয়ে লেখার জায়গা ছোট করবেন না। আর সাধারণ ক্যাশ মেমোকে কোনো নির্দিষ্ট কর বা সরকারি চালানের বিকল্প ধরে নেওয়া ঠিক হবে না; এমন প্রয়োজন থাকলে প্রযোজ্য ফরম্যাট আগে নিশ্চিত করুন।
কপি ও ক্রমিক নম্বর নিয়ে আগেই কথা বলুন
কাস্টমারকে একটি কপি দেওয়ার পর নিজের হিসাবের জন্য আরেকটি রাখতে হবে কি না, আগে ঠিক করুন। কপির সংখ্যা এবং একই লেখা পরের কপিতে নেওয়ার প্রয়োজন অনুযায়ী কাগজ ও ব্যবস্থার বিষয়ে প্রেসের সঙ্গে আলোচনা করুন। নমুনা দেখে ব্যবহার উপযোগিতা নিশ্চিত করাই ভালো।
ক্রমিক নম্বর থাকলে কোথা থেকে শুরু হবে, কত পর্যন্ত যাবে এবং আগের বইয়ের ধারাবাহিকতা রাখতে হবে কি না, লিখে দিন। একই নম্বর ভুল করে পুনরায় ছাপা এড়াতে পুরোনো বইয়ের শেষ নম্বর দেখে নেওয়া কাজে আসে।
মাপ ও লেখার জায়গা মিলিয়ে দেখুন
ছোট মেমো বহন করা সুবিধাজনক হতে পারে, কিন্তু অনেক পণ্যের বিবরণ লিখতে হলে জায়গা কম পড়বে। কাউন্টারে সাধারণত একটি বিক্রিতে কত লাইন লাগে, সেটি ভাবুন। প্রতিষ্ঠানের নাম বড় করার আগে হিসাবের ঘর ও হাতে লেখার জায়গাকে গুরুত্ব দিন।
ছাপার অনুমোদনের আগে
ফোন, ঠিকানা, বানান, কলামের নাম ও নম্বরের নির্দেশনা মিলিয়ে দেখুন। একটি নমুনা প্রিন্ট বা আসল মাপের প্রিভিউতে কল্পিত একটি লেনদেন লিখে দেখলে ঘরগুলো ব্যবহারযোগ্য কি না বোঝা যায়। ডিজাইন অনুমোদনের আগে সংশোধনগুলো একসঙ্গে জানান।
মারাজ প্রিন্টিং প্রেসে কাজের তথ্য পাঠাবেন যেভাবে
মিরপুর-১০ বা ফকিরাপুলে ক্যাশ মেমো ও রসিদ বইয়ের জন্য পুরোনো নমুনা, দরকারি ঘরের তালিকা, মাপ, বইয়ের সংখ্যা, কপির সংখ্যা এবং নম্বরের নির্দেশনা দিন। কাগজ, প্রতি বইয়ের পাতার হিসাব, খরচ ও প্রস্তুতির সময় কাজ অনুযায়ী নিশ্চিত করুন।
ফোন ও WhatsApp: 01822906802। প্রয়োজন হলে শাখার ঠিকানা দেখে যোগাযোগ করুন।
সাধারণ প্রশ্ন
পুরোনো মেমোর ছবি দিলেই হবে?
শুরু করার জন্য কাজে লাগবে। ছবি পরিষ্কার হতে হবে, আর কোন তথ্য বদলাবেন তা আলাদা করে লিখুন। একই মাপ বা কাগজ চাইলে সম্ভব হলে মূল নমুনা দেখান।
দাম জানতে শুধু বইয়ের সংখ্যা বলব?
সঙ্গে মাপ, কপি ও পাতার প্রয়োজন, প্রিন্টের ধরন এবং নম্বর লাগবে কি না জানান। একই সংখ্যার বই হলেও এই বিষয়গুলো বদলালে হিসাব বদলাতে পারে।
